C-26, r. 24 - Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des membres de l’Ordre des administrateurs agréés du Québec

Section 2 Disposition versions

2012-09-01

2. Pour chaque contrat de service ou mandat qui lui est confié, le membre doit tenir un dossier et y consigner sur support papier ou électronique:

(1)  la nature du mandat;

(2)  la correspondance et les notes relatives aux services professionnels rendus;

(3)  les renseignements suivants:

(a)  le nom du client, son adresse et son numéro de téléphone principal ainsi que les coordonnées du contact;

(b)  description des services professionnels rendus ou à rendre;

(c)  les principales personnes impliquées et sous-traitants le cas échéant;

(d)  la date à laquelle le contrat ou le mandat a été confié;

(e)  la date à laquelle le travail a été exécuté ou remis;

(f)  les honoraires et le mode de rémunération convenus.

De la même manière, il doit conserver:

(1)  le nom des contacts chez le client;

(2)  une description détaillée des activités à entreprendre et des objectifs visés;

(3)  un état de compte à jour;

(4)  l’acceptation par le client des étapes de réalisation, des rapports d’étape et définitifs, le cas échéant;

(5)  l’acceptation par le client des conditions;

(6)  l’ouverture d’un compte en fidéicommis s’il y a lieu;

(7)  le registre des comptes en fidéicommis, le cas échéant.

Un membre qui, à la demande de son client, lui remet un document relatif à un renseignement visé au deuxième alinéa doit indiquer au dossier la nature du document, la raison pour laquelle il ne peut être au dossier et, le cas échéant, l’endroit où il est gardé.

Décision 2000-09-28, a. 2.